Solution intégrée · GED M-Files
M-Files : la gestion documentaire intelligente, pilotée par les métadonnées
Retrouvez la bonne information en quelques secondes, automatisez vos processus documentaires et sécurisez votre conformité. Intégrateur M-Files, Acelys vous accompagne de la conception au déploiement.
La solution
M-Files en bref
M-Files est une plateforme de gestion documentaire (GED) qui organise les documents selon ce qu’ils sont, un contrat, une facture ou un dossier client, plutôt que selon l’endroit où ils sont rangés. Acelys, intégrateur M-Files, la déploie depuis Montpellier dans le cadre de notre offre Digital & Data Intelligence.
Repère 01
Pourquoi choisir M-Files
Dans la plupart des organisations, les documents sont dispersés entre serveurs de fichiers, messageries et outils métiers. En effet, on perd du temps à chercher la bonne version, les doublons se multiplient et il devient difficile de prouver qui a validé quoi.
La solution part d’un principe simple : chaque document est décrit par ses métadonnées (client, projet, type, statut…). Il suffit alors de le décrire une fois pour qu’il apparaisse automatiquement au bon endroit, pour les bonnes personnes.
Le principe des métadonnées
- Décrire une fois
Le document est qualifié par ses métadonnées dès son arrivée. - Retrouver partout
Il apparaît dans toutes les vues utiles, sans jamais être dupliqué. - Sécuriser automatiquement
Les droits et les workflows découlent des métadonnées.
Repère 02
Les fonctionnalités clés de M-Files
Une GED complète, pensée pour s’intégrer à vos outils du quotidien et accompagner vos documents tout au long de leur cycle de vie.
Workflows de validation
Vous modélisez vos circuits de revue et d’approbation ; la plateforme les automatise et trace chaque étape.
Versions et traçabilité
Chaque modification crée une nouvelle version, avec l’historique complet de qui a fait quoi, et quand.
Intégration Microsoft 365
Classement depuis Outlook, édition dans Word et Excel, collaboration dans Microsoft Teams, y compris avec l’extérieur.
M-Files Aino, l’IA intégrée
Classement, extraction des informations clés et questions en langage naturel, dans le respect des droits d’accès.
Conformité, cloud ou sur site
Règles de conservation et d’archivage, et un déploiement dans le cloud ou sur vos serveurs.
Repère 03
Les cas d’usage de M-Files
Partout où des documents structurent votre activité, M-Files fait gagner du temps et sécurise les décisions.
Exemples concrets
- Gestion des contrats
Échéances, versions et signatures suivies au même endroit. - Qualité et conformité
Procédures et preuves prêtes pour vos audits de certification. - Dossiers clients et projets
Toute l’information d’un client ou d’un projet dans une même vue. - Factures fournisseurs
Réception, classement et circuit de validation automatisés.
Repère 04
ocrydoc et M-Files : de la boîte mail jusqu’à la GED
Acelys édite aussi ocrydoc, une plateforme de traitement documentaire par OCR et IA souveraine, dotée d’un connecteur natif. ocrydoc collecte vos documents, y compris depuis une boîte mail Exchange Online, les classe, en extrait les métadonnées, puis les dépose directement dans votre coffre, avec leur classe. La validation se fait ensuite dans la GED, l’outil que vos équipes utilisent déjà.
Ainsi, en tant qu’éditeur d’ocrydoc et intégrateur de la solution, Acelys couvre toute la chaîne avec un seul interlocuteur.
Repère 05
Notre accompagnement M-Files
De l’analyse de vos besoins au support au quotidien, une équipe de proximité basée à Montpellier vous accompagne à chaque étape. Pour vos projets de migration, découvrez aussi pourquoi remplacer SharePoint par une GED.
- Cadrage
Analyse de vos documents, de vos processus et de vos contraintes. - Paramétrage du coffre
Classes, métadonnées, vues, droits et workflows. - Reprise de l’existant
Migration depuis vos serveurs de fichiers ou SharePoint. - Intégrations
Connexion à vos outils métiers et capture automatisée avec ocrydoc. - Formation
Utilisateurs et administrateurs. - Support et évolutions
Une équipe de proximité, à Montpellier.
Pourquoi passer par Acelys
- Intégrateur M-Files et éditeur d’ocrydoc : un seul interlocuteur, de la capture à la GED.
- Une approche métier : nous partons de vos documents et de vos processus, pas de l’outil.
- La proximité : une équipe basée à Montpellier, présente sur site quand il le faut.
- L’indépendance : une ESN 100 % indépendante, qui conseille la solution adaptée.
Ce que vous gagnez
- Fini la chasse aux dossiers : un même document apparaît dans plusieurs vues, sans jamais être dupliqué.
- Une seule version de référence, avec l’historique complet des modifications.
- Des accès maîtrisés : les droits découlent automatiquement des métadonnées.
- Une conformité facilitée : conservation, archivage et traçabilité intégrés.
FAQ
Questions fréquentes sur M-Files
L’essentiel sur M-Files et sur notre accompagnement, en quelques réponses.
Qu’est-ce que M-Files ?
M-Files est une plateforme de gestion documentaire qui classe les documents selon leurs métadonnées, c’est-à-dire ce qu’ils sont, plutôt que selon le dossier où ils sont rangés. Elle intègre des workflows, la gestion des versions, des règles de conformité et une IA, M-Files Aino.
M-Files fonctionne-t-il avec Microsoft 365 ?
Oui. La plateforme s’intègre à Word, Excel et Outlook, ainsi qu’à Microsoft Teams pour collaborer sur les documents, y compris avec des interlocuteurs externes.
M-Files est-il disponible dans le cloud ?
Oui. La plateforme peut être déployée dans le cloud ou sur vos propres serveurs, selon vos contraintes de sécurité et d’hébergement. Nous vous aidons à choisir le mode adapté.
Faut-il reprendre tous nos documents existants ?
Pas nécessairement. Nous définissons avec vous ce qui doit être repris dans la GED, depuis vos serveurs de fichiers ou SharePoint, et ce qui peut rester en archive. La reprise peut être automatisée, métadonnées comprises, avec ocrydoc.
Pourquoi passer par Acelys pour déployer M-Files ?
Acelys est intégrateur M-Files et éditeur d’ocrydoc, qui dispose d’un connecteur natif vers la plateforme. Nous couvrons donc tout le projet, du cadrage à la capture automatisée des documents, avec une équipe de proximité à Montpellier.
Parlons de votre projet M-Files
Un échange sans engagement pour étudier vos besoins documentaires et la place de la GED dans votre système d’information. Pour en savoir plus sur l’éditeur, consultez le site officiel de M-Files.
