Solution intégrée · GED DocuWare
DocuWare : la GED et l’automatisation des workflows
Centralisez vos documents, automatisez vos circuits de validation et extrayez vos données grâce à l’IA. Partenaire Gold DocuWare, Acelys vous accompagne de la conception au déploiement.
La solution
DocuWare en bref
DocuWare est une plateforme de gestion électronique de documents (GED) et d’automatisation des workflows, disponible dans le cloud ou sur site, conçue aussi bien pour les PME et ETI que pour les grandes entreprises. Acelys, partenaire Gold DocuWare, la déploie depuis Montpellier dans le cadre de notre offre Digital & Data Intelligence.
Repère 01
Pourquoi choisir DocuWare
Factures papier, contrats éparpillés, validations par mail : sans outil commun, les documents ralentissent les équipes et compliquent les contrôles. En effet, chaque recherche, chaque relance et chaque ressaisie fait perdre un temps précieux.
DocuWare réunit dans une même plateforme la gestion des documents, l’automatisation des circuits de travail et l’extraction intelligente des données. Ainsi, chaque document arrive au bon endroit, est traité par les bonnes personnes et reste accessible en quelques clics.
Une plateforme, trois piliers
- Gérer
Classer, retrouver et archiver vos documents en toute sécurité. - Automatiser
Faire circuler les documents dans des workflows de validation. - Extraire
Capter automatiquement les données utiles grâce à l’IA.
Repère 02
Les fonctionnalités clés de DocuWare
Une plateforme modulaire, accessible depuis le web et le mobile, qui s’intègre à vos outils existants.
Gestion et archivage sécurisé
Un référentiel unique pour classer, retrouver et conserver vos documents, avec des accès maîtrisés.
Workflows et gestion des tâches
Circuits de validation automatisés, tâches assignées et relances, pour des processus fluides et tracés.
Traitement intelligent des documents
DocuWare IDP divise, classe et extrait automatiquement les données de vos documents grâce à l’IA générative.
DocuWare Aura, l’assistant IA
Un accès direct à vos documents et à leur contenu, pour trouver l’information plus vite.
Formulaires et signature électronique
Des formulaires en ligne et la signature électronique pour dématérialiser vos démarches de bout en bout.
Intégrations
Outlook, Microsoft Teams, SAP, vos ERP et CRM : DocuWare se connecte à votre système d’information.
Repère 03
Les cas d’usage de DocuWare
Des solutions prêtes à l’emploi pour les processus les plus documentés de l’entreprise, que nous adaptons à votre organisation.
Exemples concrets
- Factures fournisseurs
Réception, extraction des données et circuit de validation automatisés. - Gestion des contrats
Versions, échéances et renouvellements suivis au même endroit. - Qualité et QHSE
Procédures et preuves à jour pour vos audits. - Dossiers du personnel
Documents RH centralisés, sécurisés et accessibles selon les droits.
Repère 04
DocuWare et la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique impose progressivement à toutes les entreprises de recevoir, puis d’émettre leurs factures par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. DocuWare est référencé comme plateforme agréée par l’État : vous pouvez ainsi vous mettre en conformité tout en automatisant le traitement de vos factures.
Pour faire le point sur le calendrier et vos obligations, consultez notre focus Facturation électronique : êtes-vous prêt pour 2027 ?
Ce que DocuWare vous apporte
- La conformité
Réception et émission des factures électroniques via une plateforme agréée. - L’automatisation
Extraction des données et validation des factures sans ressaisie. - La traçabilité
Un historique complet de chaque facture, de sa réception à son archivage.
Repère 05
Notre accompagnement DocuWare
De l’analyse de vos besoins au support au quotidien, une équipe de proximité basée à Montpellier vous accompagne à chaque étape du projet.
- Cadrage
Analyse de vos documents, de vos processus et de vos contraintes. - Paramétrage
Armoires documentaires, index, droits et workflows. - Reprise de l’existant
Migration depuis vos serveurs de fichiers ou votre ancienne GED. - Intégrations
Connexion à votre ERP, à votre messagerie et à vos outils métiers. - Formation
Utilisateurs et administrateurs. - Support et évolutions
Une équipe de proximité, à Montpellier.
Pourquoi passer par Acelys
- Partenaire Gold DocuWare : un niveau de partenariat qui atteste de notre expertise sur la solution.
- Un intégrateur de proximité : une équipe basée à Montpellier, présente sur site quand il le faut.
- Une approche métier : nous partons de vos documents et de vos processus, pas de l’outil.
- Une vision d’ensemble : GED, automatisation, intégration et data, au sein d’une même offre.
- L’indépendance : une ESN 100 % indépendante, qui conseille la solution adaptée.
Ce que vous gagnez
- Moins de papier et de ressaisie : les documents sont capturés et indexés automatiquement.
- Des processus plus rapides : validations et relances automatisées.
- Une information accessible, partout et sur tous les appareils, selon les droits.
- Une conformité facilitée : archivage sécurisé et facturation électronique.
FAQ
Questions fréquentes sur DocuWare
L’essentiel sur DocuWare et sur notre accompagnement, en quelques réponses.
Qu’est-ce que DocuWare ?
DocuWare est une plateforme de gestion électronique de documents et d’automatisation des workflows. Elle permet de centraliser les documents, de les faire circuler dans des circuits de validation et d’en extraire les données grâce à l’IA.
DocuWare est-il disponible dans le cloud ?
Oui. DocuWare peut être déployé dans le cloud ou sur vos propres serveurs, selon vos contraintes de sécurité et d’hébergement. Nous vous aidons à choisir le mode adapté.
DocuWare est-il adapté à la facturation électronique ?
Oui. DocuWare est référencé comme plateforme agréée par l’État pour la facturation électronique. Il permet de recevoir et d’émettre des factures électroniques tout en automatisant leur traitement et leur validation.
DocuWare s’intègre-t-il à nos outils ?
Oui. DocuWare s’intègre notamment à Outlook, à Microsoft Teams, à SAP et aux principaux ERP et CRM. Nous réalisons les intégrations adaptées à votre système d’information.
Pourquoi passer par Acelys pour déployer DocuWare ?
Partenaire Gold DocuWare, Acelys couvre tout le projet, du cadrage à la formation et au support, avec une équipe de proximité à Montpellier. Nous pouvons aussi connecter la GED à vos autres outils et à vos projets data.
Parlons de votre projet DocuWare
Un échange sans engagement pour étudier vos besoins documentaires et la place de la GED dans votre système d’information. Pour en savoir plus sur l’éditeur, consultez le site officiel de DocuWare.
