Plateforme de traitement documentaire
Automatisez le traitement de vos documents professionnels
De la lecture à l'export, un traitement documentaire fiable et pilotable
ocrydoc automatise votre traitement documentaire : il lit, classe, extrait et transmet automatiquement les données utiles de vos documents entrants.
Factures, devis, bons de commande, courriers ou contrats : transformez un traitement manuel et chronophage en un processus structuré, fiable et pilotable.
- Moins de saisie manuelle
- Plus de fiabilité sur vos données
- Une meilleure visibilité sur vos traitements
OCR
Lecture automatique de vos documents
IA souveraine
Un LLM exécuté sur nos serveurs, sans requête externe
Multi-tenant
Un espace de travail dédié et isolé
Sur-mesure
Un modèle IA propre à chaque client
La plateforme —
ocrydoc, votre plateforme de traitement documentaire
ocrydoc est une plateforme SaaS de traitement documentaire. Grâce à son architecture multi-tenant, chaque organisation dispose d'un espace de travail dédié, sécurisé et personnalisable, avec ses propres utilisateurs, ses règles de traitement et son propre modèle d'intelligence artificielle.
Éditée par Acelys, ESN indépendante basée à Montpellier, ocrydoc s'intègre aux projets de digitalisation des processus que nous menons pour nos clients.
Lire, classer, extraire et transmettre vos documents automatiquement
- Factures
- Devis
- Bons de commande
- Bons de livraison
- Courriers
- Contrats
Pensé pour vos métiers
- Finance et comptabilité
- CSP / multi-sites
- Administratif
- Cabinets / prestataires
Une typologie spécifique ?
Fonctionnement —
Configurez une fois, réutilisez autant que nécessaire
Vous paramétrez un processus de traitement une seule fois, puis ocrydoc exécute automatiquement les six étapes, de l'entrée des documents jusqu'à l'export des données.
Entrée
Déposez ou sélectionnez les documents à traiter.
Classification
Définissez vos catégories et entraînez votre modèle IA.
Extraction
Choisissez les données à récupérer selon chaque document.
Mapping
Adaptez la structure des données extraites au format attendu : JSON ou XML personnalisé.
Sortie
Définissez la destination des documents et métadonnées.
Exécution
Suivez le traitement en temps réel : tout est tracé.
53 000
documents traités par jour, soit environ 2 200 par heure
Capacité maximale théorique : traitement par lots, 4 traitements en parallèle, export vers une GED inclus. Mesures d’octobre 2026 sur notre environnement de test.
Transformez un traitement manuel en un processus fiable et pilotable
Des problématiques concrètes, des solutions adaptées.
Vos défis
Saisie manuelle chronophage
Lecture, tri et ressaisie des informations mobilisent un temps considérable.
Données peu fiables
Les traitements manuels multiplient les erreurs de transcription.
Flux documentaires éparpillés
Documents, règles et historiques dispersés dans plusieurs outils.
Manque de visibilité et de contrôle
Difficile de suivre les traitements et de garantir la confidentialité.
Gagnez du temps sur vos traitements
ocrydoc automatise la lecture, le tri et la saisie des informations.
Fiabilisez vos données
Combinez OCR, classification IA et extraction configurable pour réduire les erreurs de traitement manuel.
Pilotez vos traitements
Centralisez workflows, résultats, historique, journaux et tableaux de bord dans un environnement unique.
SaaS
Plateforme cloud, sans installation, hébergée par défaut en Suisse chez Infomaniak
Multi-tenant
Un espace dédié et isolé par organisation
Sécurisé
Cloisonnement strict, rôles et accès contrôlés
Fonctionnalités —
Des fonctionnalités clés, intégrées
OCR, classification par IA, extraction configurable, contrôle qualité, export automatisé, datasets réutilisables, supervision et tableau de bord réunis dans une seule plateforme de traitement documentaire.
OCR de documents
Convertit le contenu de vos documents en texte exploitable, même scannés ou photographiés.
Classification par IA
Reconnaît automatiquement le type de document à partir des exemples fournis par votre organisation.
Extraction configurable
Extrait les informations clés selon des règles définies par vos équipes, sans compétence technique.
Contrôle qualité
Testez vos règles et comparez les résultats à des valeurs de référence avant déploiement.
Export automatisé
Transférez documents et métadonnées vers un serveur distant sécurisé de l’organisation.
Datasets réutilisables
Capitalisez sur vos jeux de documents annotés pour réentraîner et affiner votre modèle.
Supervision et logs
Suivez les traitements en cours, l’historique des opérations et les journaux détaillés.
Tableau de bord
Visualisez vos indicateurs de traitement en un coup d’œil.
Collecte Exchange Online
Collecte native des mails et de leurs pièces jointes dans une boîte aux lettres générique Exchange Online.
Dépôt natif dans M-Files
Dépôt direct dans votre coffre M-Files, avec la classe et les métadonnées extraites.
Collecte Exchange Online —
Vos boîtes mails génériques, traitées automatiquement
ocrydoc surveille une boîte aux lettres générique Exchange Online. Chaque mail reçu est importé avec ses pièces jointes, classé, et ses informations clés sont extraites. Il est ensuite déposé dans votre GED ou transmis à votre système cible. Le mail est rangé dans un dossier « traité » ou « non traité », et chaque résultat est tracé dans le journal.
Chaque pièce jointe peut être classée séparément.
Surveillance
La boîte aux lettres générique est relevée automatiquement.
Import
Chaque mail est importé avec ses pièces jointes.
Classement
L’IA classe le mail et chaque pièce jointe séparément.
Extraction
Les informations clés sont extraites.
Dépôt
Les documents rejoignent votre GED ou votre système cible.
Traçabilité
Le mail est rangé « traité » ou « non traité », et le résultat est journalisé.
Usages —
Des usages concrets, des bénéfices immédiats
Du traitement des factures fournisseurs au pilotage multi-sites, ocrydoc s'adapte à vos processus existants.
Factures fournisseurs
Lecture, identification, extraction des données clés et transfert vers le système cible.
Devis et commandes
Tri automatique et récupération des informations utiles aux processus administratifs et commerciaux.
Gestion multi-clients
Pilotez plusieurs espaces clients depuis un même compte sans mélanger les données.
Organisation multi-sites
Harmonisez les pratiques tout en conservant des espaces dédiés par entité.
Validation avant déploiement
Testez les performances sur un échantillon avant généralisation du workflow.
Cas client —
Comment une entreprise de la construction a repris 12 000 contrats et leurs métadonnées
12 000
contrats repris
≈ 300 000
métadonnées extraites
Quelques heures
de traitement
Le besoin
Reprendre plus de 12 000 contrats, avec 25 informations à renseigner pour chacun.
Ce que nous avons fait
ocrydoc a lu chaque contrat, en a extrait les 25 métadonnées attendues et a produit des lots prêts à importer, associant chaque document à ses métadonnées.
Le résultat
12 000 contrats et près de 300 000 métadonnées traités en quelques heures.
Différenciateurs —
Un modèle IA propre à chaque client
Architecture multi-tenant stricte
Chaque client bénéficie de son propre espace, complètement isolé : utilisateurs, documents, workflows, règles de traitement et résultats.
Un modèle entraîné sur vos seuls documents
Le modèle de classification n’est ni partagé ni mutualisé : meilleure adaptation à vos documents réels et confidentialité renforcée des données d’apprentissage.
IA dédiée
Modèle entraîné uniquement sur les documents de votre organisation.
Accès maîtrisés
Rôles et permissions différenciés, actions d’administration traçables.
Cloisonnement
Données, règles et résultats séparés entre les espaces.
Documents protégés
Accès via des liens temporaires générés à la demande.
Un seul interlocuteur
Connecteur M-Files natif : Acelys est à la fois éditeur d’ocrydoc et intégrateur M-Files, de la boîte mail jusqu’à la GED.
Un journal par document
Chaque traitement est tracé, avec le motif précis de chaque échec.
Serveur dédié en option
Pour les gros volumes ou les exigences de sécurité renforcées.
Reprise documentaire
En plus du flux quotidien : reprise de vos archives et de leurs métadonnées.
Questions fréquentes —
Vos questions sur ocrydoc
Comment fonctionne ocrydoc ?
ocrydoc collecte vos documents par dépôt manuel, depuis un dossier ou directement dans une boîte mail Exchange Online. Il les traite en six étapes : entrée, classification par IA, extraction des données, mapping au format attendu, envoi vers la destination choisie et exécution suivie en temps réel. Les documents sont ensuite déposés dans votre GED, M-Files notamment, ou transmis à votre système cible. Vous configurez ce processus une seule fois, puis il s'applique automatiquement à chaque nouveau document.
Où sont hébergées mes données ?
ocrydoc est une solution cloud, en mode SaaS : aucune installation n'est nécessaire. Par défaut, les données ocrydoc sont hébergées en Suisse, chez Infomaniak. Si vos contraintes l'exigent, ocrydoc peut être hébergé en France ou sur un serveur dédié.
En quoi l'IA d'ocrydoc est-elle souveraine ?
L'IA d'ocrydoc est souveraine parce qu'elle ne dépend d'aucun service d'IA tiers : le modèle s'exécute sur les serveurs de la plateforme et aucun document n'est envoyé à l'extérieur. Chaque client dispose en outre de son propre modèle de classification, entraîné uniquement sur ses documents. Pour aller plus loin, découvrez notre offre IA & Agents.
Quels formats de sortie propose ocrydoc ?
Les données extraites peuvent être restituées dans un format JSON ou XML personnalisé, adapté à votre système cible. Les documents et leurs métadonnées peuvent aussi être déposés directement dans votre coffre M-Files, grâce au connecteur natif, ou transférés automatiquement vers un serveur distant sécurisé de votre organisation.
Faut-il des compétences techniques pour utiliser ocrydoc ?
Non pour l'usage courant : vos équipes configurent elles-mêmes les catégories de documents, les champs à extraire et les destinations, sans développement. Pour les règles avancées, comme les expressions régulières, les équipes Acelys vous accompagnent. Un contrôle qualité permet de tester les règles avant de les déployer.
ocrydoc peut-il traiter automatiquement les mails entrants ?
Oui. ocrydoc se connecte à une boîte aux lettres générique Exchange Online et traite automatiquement chaque mail reçu, avec ses pièces jointes. Les documents sont classés par l’IA, leurs informations clés sont extraites, puis ils sont déposés dans votre GED ou transmis à votre système cible. Après traitement, le mail est rangé dans un dossier « traité » ou « non traité », et chaque résultat est tracé dans le journal d’ocrydoc. Aucune ressaisie ni aucun outil d’import tiers n’est nécessaire.
ocrydoc s’intègre-t-il à M-Files ?
Oui. ocrydoc dispose d’un connecteur M-Files natif : chaque document est déposé directement dans le coffre M-Files, avec sa classe et ses métadonnées extraites. La validation se fait ensuite dans M-Files, l’outil que vos équipes utilisent déjà. Un processus est configuré pour chaque coffre, par exemple développement, recette et production. Acelys, éditeur d’ocrydoc, est aussi intégrateur M-Files : un seul interlocuteur couvre toute la chaîne, de la boîte mail jusqu’à la GED.
Prêt à industrialiser votre traitement documentaire ?
Contactez-nous pour une démonstration personnalisée d'ocrydoc et découvrez comment automatiser la lecture, le tri et l'export de vos documents. Vous pouvez aussi découvrir nos autres logiciels métiers.
