Vos équipes perdent du temps sur des saisies manuelles, des fichiers Excel devenus critiques ou des circuits de validation interminables ? Factures, courriers, contrats ou bons de commande s'accumulent, et leurs informations sont ressaisies à la main dans vos outils ? Vos données sont éparpillées entre plusieurs applications ? Depuis Montpellier, Acelys accompagne la digitalisation des processus des entreprises et des organisations publiques, et structure leurs données pour en faire un levier de pilotage et de décision, du terrain jusqu'à la direction.
Ni pur intégrateur technique, ni pur cabinet de conseil : nous combinons vision métier et maîtrise technique pour transformer vos irritants du quotidien en gains mesurables.
Nos expertises en digitalisation des processus et en data
GED et digitalisation des processus documentaires
Le bon logiciel de GED dépend de vos volumes, de vos contraintes réglementaires et de vos outils existants. Intégrateur indépendant de M-Files, DocuWare et C6 Any, nous vous aidons à choisir la solution adaptée, puis nous la déployons, reprenons vos documents existants, y compris sur de gros volumes, et formons vos équipes. Chaque document est ainsi classé, sécurisé et retrouvé en quelques secondes.
Remplacer SharePoint par une véritable GED
Beaucoup d'entreprises stockent leurs documents dans SharePoint. À l'usage, les mêmes difficultés reviennent souvent : fichiers dupliqués d'un site à l'autre et versions qui se multiplient, habilitations complexes à maîtriser, règles de nommage non respectées, circuits de validation difficiles à mettre en place. Une GED apporte une réponse structurée à chacune de ces problématiques : un document unique et versionné, un classement par métadonnées plutôt que par dossiers, des droits d'accès cohérents et des workflows de validation natifs.
La bascule vers une GED vous permet aussi de gagner en souveraineté sur vos documents et sur les informations qu'ils contiennent, grâce à un choix maîtrisé de la solution et de son hébergement. Nous vous accompagnons de bout en bout : analyse de l'existant, choix de la GED, migration des documents et de leurs métadonnées, puis conduite du changement auprès de vos équipes.
Traitement intelligent des documents (OCR-IA)
Grâce à l'Intelligent Document Processing, l'OCR et l'IA lisent vos documents, en extraient les informations utiles et les transmettent directement à vos applications métiers. Nous nous appuyons notamment sur notre solution ocrydoc et sur DocuWare IDP (Intelligent Document Processing). Découvrez aussi nos logiciels.
Automatisation et digitalisation des processus (n8n, BPM, RPA)
Chaque besoin d'automatisation appelle une réponse différente. C'est pourquoi nous partons de vos enjeux métiers et de votre existant pour choisir la solution la plus adaptée, plutôt que d'imposer un outil.
Pour automatiser vos flux applicatifs, nous utilisons des plateformes d'automatisation cloud comme n8n, disponible à notre catalogue. Elles permettent de connecter vos applications entre elles, de créer des automates de contrôle ou de mise à jour de données, et de mettre en œuvre des cas d'usage impliquant l'IA : générer des textes, des images ou des vidéos, analyser des contenus pour les évaluer ou les synthétiser, ou encore apporter une réponse en s'appuyant sur votre base de connaissances.
Lorsque vos processus métiers impliquent de nombreuses interactions entre équipes, une solution de BPM permet de les modéliser et de les orchestrer de bout en bout, avec des circuits de validation adaptés à votre organisation. En revanche, lorsque vos applications existantes, notamment les plus anciennes, n'offrent pas d'interface d'intégration, la RPA permet de créer des robots logiciels qui reproduisent les actions des utilisateurs, sans modifier ces applications. Enfin, la signature électronique s'intègre à vos circuits, avec DocuSign, Youtrust (ex YouSign) ou la solution que vous utilisez déjà.
Applications no-code : la digitalisation des processus sans développement long
Quand un fichier Excel devient une application métier, il devient aussi un risque. Avec TimeTonic ou Lobster, nous concevons en quelques semaines des applications sur mesure, sans cycle de développement long. Nous vous conseillons également sur la solution la plus adaptée à vos besoins, à court comme à long terme. Pour des besoins plus spécifiques, notre pôle Développement & Édition logicielle prend le relais.
Data engineering, ETL et intégration de solutions
Nous connectons vos applications et votre ERP entre eux grâce à des connecteurs et des flux de données fiables et industrialisés. Ensemble, nous définissons les contrats d'interfaces selon vos règles de gestion, puis nous développons les traitements sur la solution adaptée à votre architecture, comme OpenText Integration Center (OTIC / Genio) ou Lobster. Nous couvrons tout le cycle : conception, ordonnancement, supervision et exploitation des traitements.
Migration de Talend vers des solutions d'intégration modernes
Depuis le 31 janvier 2024, la version open source de Talend Studio n'est plus hébergée ni mise à jour par son éditeur (annonce de Qlik). Les flux qui en dépendent ne reçoivent donc plus aucun correctif, ce qui fragilise leur sécurité et leur pérennité.
Nous vous accompagnons dans le remplacement de Talend par des solutions plus modernes, choisies selon votre contexte : la plateforme d'intégration Lobster, ou une stack data moderne associant Airbyte, pour la collecte et la synchronisation des données, et dbt, pour leur transformation. De l'inventaire de vos traitements existants à la mise en production des nouveaux flux, nous sécurisons chaque étape de la migration.
Business Intelligence, entrepôts de données et data visualisation
Nous concevons des socles décisionnels fiables : un entrepôt de données (datawarehouse) central, des datamarts pour les besoins métiers spécifiques, et des outils de restitution qui présentent vos indicateurs clés de façon claire. Nous développons vos tableaux de bord sur les principales plateformes du marché, comme Microsoft Power BI, Qlik Sense et QlikView, pour une vision à 360° de votre activité.
Gouvernance et qualité des données
Nous vous aidons à identifier vos données et leurs usages, à partager et harmoniser les pratiques, à garantir la qualité et la traçabilité des données, et à acculturer vos équipes. Notre centre d'expertise data vous apporte par ailleurs des recommandations technologiques et des architectures adaptées à vos besoins.
Supervision applicative
Enfin, nous mettons en place une supervision adaptée à vos enjeux métiers : gestion des erreurs fonctionnelles et techniques, alertes en temps réel sur l'état des services et des traitements, et outils d'aide au diagnostic et à la résolution des incidents.
Facturation électronique : êtes-vous prêt pour 2027 ?
La réforme de la facturation électronique est entrée en vigueur. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent déjà les émettre. Au 1er septembre 2027, l'obligation d'émission s'étendra aux PME, TPE et micro-entreprises. Pour en savoir plus, consultez le calendrier officiel sur Service Public Entreprendre.
Nous connectons votre GED et vos outils comptables à la plateforme agréée de votre choix, et nous dématérialisons l'ensemble de vos flux, fournisseurs comme clients, pour que votre entreprise soit prête sans précipitation.
Notre approche de la digitalisation des processus
- Une vision transverse, métier et technique : nous comprenons vos enjeux opérationnels avant de choisir les outils.
- L'analyse de vos processus métiers : chaque projet commence par la définition précise des processus à digitaliser.
- Une chaîne de valeur data maîtrisée de bout en bout : de la collecte à la restitution, sans rupture.
- Une approche orientée valeur métier : nous priorisons les gains rapides à fort impact.
- L'industrialisation des flux et des modèles : vos solutions restent fiables dans la durée, et votre SI évolue sans rupture avec l'existant.
Ce que la digitalisation des processus vous apporte
- Des résultats concrets, visibles dès les premières étapes.
- Des données et des processus fiabilisés : moins d'erreurs, plus de traçabilité, conformité RGPD.
- Moins de dépendance aux personnes clés, grâce à des processus documentés et outillés.
- Moins de tâches manuelles et de ressaisies.
- Des décisions pilotées par la donnée, avec une vision à 360°.
- Un système d'information qui évolue avec votre croissance.
L'IA au service de vos documents et de vos données
L'intelligence artificielle démultiplie la valeur de vos documents et de vos données : extraction automatique, classification, recherche intelligente. Pour aller plus loin, notre offre IA & Agents vous aide à déployer des agents IA qui s'appuient sur vos données, dans un cadre gouverné et sécurisé.
Questions fréquentes
Par où commencer la digitalisation des processus ?
Commencez par cartographier vos processus et repérer ceux qui génèrent le plus de ressaisies, de retards ou d'erreurs. Un premier projet ciblé permet ensuite de mesurer rapidement les gains avant d'étendre la démarche.
Combien coûte une GED pour une PME ?
Le coût se décompose en deux volets. D'une part, les licences, le plus souvent facturées à l'utilisateur : entre 5 et 50 € par mois selon le type d'accès et la couverture fonctionnelle de la plateforme. D'autre part, la mise en œuvre, dont le coût dépend du paramétrage : autour de 3 000 € pour un projet simple sans reprise, environ 15 000 € avec une reprise simple et quelques workflows métiers, et jusqu'à 100 000 € pour un projet complexe avec des interfaces et des reprises de gros volumes. Nous vous aidons à choisir la solution au meilleur retour sur investissement.
Pourquoi remplacer SharePoint par une GED ?
SharePoint est avant tout un outil de collaboration et de partage. Pour la gestion documentaire, une GED dédiée évite les fichiers dupliqués, simplifie la gestion des habilitations, impose des règles de nommage et de classement cohérentes, et intègre nativement les circuits de validation. Elle vous permet également de mieux maîtriser l'hébergement et la confidentialité de vos documents. Au final, vos équipes retrouvent plus vite la bonne version du bon document, et vos processus gagnent en fiabilité.
Qu'est-ce que l'Intelligent Document Processing (IDP) ?
L'IDP associe l'OCR et l'intelligence artificielle pour lire, classer et extraire automatiquement les informations de vos documents, comme des factures, des courriers ou des contrats. Les données extraites alimentent ensuite vos applications métiers.
Agents IA, n8n, BPM ou RPA : quelle approche pour automatiser vos processus ?
Tout dépend de la nature de vos processus. Les plateformes d'automatisation comme n8n relient vos applications entre elles et automatisent les flux applicatifs, les contrôles et les mises à jour de données. Le BPM modélise et orchestre de bout en bout les processus qui impliquent de nombreuses interactions entre équipes. La RPA automatise les tâches répétitives sur les applications existantes, notamment les plus anciennes, sans les modifier. Enfin, les agents IA prennent en charge les tâches qui demandent de l'interprétation : lire un courriel ou un document non structuré, qualifier une demande, proposer une réponse ou une décision, toujours dans un cadre défini et sous supervision humaine. Ces approches se combinent souvent : un scénario n8n ou un processus BPM peut, par exemple, faire appel à un agent IA pour traiter les cas qui nécessitent du discernement. Découvrez notre offre IA & Agents.
Combien de temps conserver les documents dématérialisés ?
Cela dépend de la nature des documents et des données qu'ils contiennent. C'est pourquoi nous intégrons les règles de conservation dès la conception de votre GED, en tenant compte notamment des recommandations de la CNIL sur les durées de conservation. Vos flux documentaires restent par ailleurs protégés grâce à notre expertise en cybersécurité.
Parlons de vos processus
Un échange de 30 minutes, sans engagement, pour faire le point sur vos documents, vos processus et vos données.
